Transport/Logistics Coordinator
Coordinateur Transport / Logistique (H/F)
This job description is available in both English and French.
Cette description de poste est disponible en anglais et en français.

ENG Role: Transport/Logistics Coordinator Location: Nanterre, France Duration: 12 months (renewable) Work Schedule: Monday – Friday Recruiter: Mariana Cortez
Key Words: Transport Operations, Shipping Documentation, Freight, Logistics, Oil and Gas.

Our Company
Airswift is an international workforce solutions provider.  With 9,000 contractors operating in over 70 countries, Airswift's geographical reach, experience and expertise across the oil and gas, energy, mining, infrastructure and technology sectors is unparalleled.

We are currently searching for a Transport/Logistics Coordinator to be based in Nanterre, France and work in a 12 - month contract (with the possibility of extension).

Job Description:
Among its main tasks, the SERVICE PROVIDER will carry out the following missions, but not limited to: Coordination of daily transport activities and management of interfaces with suppliers/assigned orders (POs) and logistics providers. Collection and reminder of preliminary data and documentation (TR1001) such as packing lists (PPL), Export Control Certificate (formerly Certificate of Non-Dual Use), Transport Drawings, etc. Recording data in the material management system (e.g., assignment to EML, replacement of PPL with PL, etc.). Receiving and reviewing shipping documentation from various stakeholders (e.g., suppliers, freight forwarders, third parties) and managing in accordance with project work processes and methodologies. Preparation of shipping documentation for import. Administration of the Contract of Carriage (TSO) and the issuance of requests for quotations (RFQ) to the TEC team when necessary. Issuing instructions (e.g. release Notes [SRN], Release to Forwarder [RTF], etc.) to initiate the various transport operations. Management of customs forms (i.e. customs declarations for shipments from France) if applicable. End-to-end tracking of pickups and transport operations. Monitoring the quality and accuracy of data and documentation. Continuous updating of information in the materials management system (for example, TC, suppliers, freight forwarders). Preparation and issuance of "approval forms" for approval, as defined in the transport execution procedure (e.g. air cargo approval, etc.). Update of reports as defined in the transport execution procedure (e.g. complaints, backloads, damage, possible billing status, etc.). Review and validation of freight forwarders' pro forma invoices. Monitoring the performance of contracted suppliers and freight forwarders. Required Skills:
The studies at the expense of the SERVICE PROVIDER require the following skills: In depth knowledge of the transportation industry and its practices, incoterms, line terms. Skills and familiarity with the materiel management tool (e.g. Smart). Experience in transporting freight on projects. Fluency in English Interpersonal skills: attentive listening, inclusive collaboration and management, aiming mindset, adaptability to sustainable change, and knowing how to collaborate with integrity. Procedures – Methodology:
It will be essential to follow the project rules, the Best Practices and the Quality Assurance procedures applicable to this project, in particular with regard to: The "transport execution procedure". The Project Quality Plan. The DQHSEP Discipline Quality Plan. Quality of the Documentation Produced:
The documents produced by the SERVICE PROVIDER must be of the quality required for the tasks defined above, in particular: Technical quality. Quality of content (in relation to the volume of information on a given document). Quality in the presentation (in relation to the graphics and the ease of reading of the document produced). All documents will be written in the language of the contract. Language of the contract: French. The next step
We have an exceptional team in place, and we are pleased to be able to appoint a further person to our growing business. We are aware that you may not ‘tick all the boxes’, but if you believe you can genuinely offer some valuable skills and experience to our business, please in the first instance contact our recruitment partner Airswift. 

For further information please apply with your updated CV or email Mariana Cortez at mariana.cortez@airswift.com 

FR Poste: Coordinateur Transport / Logistique (H/F) Localisation: Nanterre, France Durée : 12 mois (renouvelable) Recruteuse: Mariana Cortez
Mots-clés: Opérations de transport, Documentation d'expédition, Logistique, Pétrole et gaz.
 
Notre Entreprise:
Airswift est un fournisseur international de solutions en gestion des ressources humaines. Avec 9 000 sous-traitants opérant dans plus de 70 pays, la couverture géographique, l’expérience et l’expertise d’Airswift dans les secteurs du pétrole et du gaz, de l’énergie, de l’exploitation minière, des infrastructures et des technologies sont inégalées.

Nous recherchons actuellement un Coordinateur Transport / Logistique (H/F) pour un poste basé à Nanterre, France, dans le cadre d'un contrat de 12 mois (avec possibilité de prolongation).

Objet de la Prestation:
Parmi ses principales tâches, le PRESTATAIRE exécutera les missions suivantes, sans s'y limiter: Coordination des activités quotidiennes de transport et gestion des interfaces avec les fournisseurs/commandes assignés (PO) et prestataires logistiques. Collecte et relance des données et de la documentation préliminaires (TR1001) tels que les listes de colisage (PPL), Certificat de Contrôle des Exportations (anciennement Attestation de Non-Double Usage), des Transport Drawings, etc. Enregistrement des données dans le système de gestion des matériel (par exemple, affectation à EML, remplacement de PPL par PL, etc.). Réception et revue de la documentation d'expédition des différents intervenants (par exemple, fournisseurs, transitaires, tiers) et gestion conforme aux processus et méthodologies de travail du projet. Préparation de la documentation d'expédition pour l'importation. Administration du contrat de transport (TSO) et émission des demandes de cotation (RFQ) à l'équipe de TEC lorsque necessaire. Émission des instructions (ex. release Notes [SRN], Release to Forwarder [RTF], etc.) pour lancer les diverses opérations de transport. Gestion des formulaires douanier (c'est-à-dire les déclarations en douane pour les expéditions depuis la France) si applicable. Suivi des enlèvements et des opérations de transport de bout en bout. Suivi de la qualité et de l'exactitude des données et de la documentation. Mise à jour continue des informations dans le système de gestion des matériaux (par exemple, TC, fournisseurs, transitaires). Préparation et émission des "formulaires d'approbation" pour approbation, comme défini dans la procédure d'exécution du transport (par exemple, approbation du fret aérien, etc.). Mise à jour des rapports comme défini dans la procédure d'exécution du transport (par exemple, réclamations, « backcharges », dommages, état de facturation éventuel, etc.). Revue et validation des factures pro forma des transitaires. Surveillance des performances des fournisseurs et des transitaires contractés. Competences Requises:
Les études à la charge du PRESTATAIRE nécessitent les compétences suivantes: Connaissance approfondie de l'industrie du transport et de ses pratiques, des incoterms, des termes de ligne. Compétences et familiarité avec l'outil de gestion du matériel (Ex: Smat). Expérience dans l'acheminement du fret dans le cadre de projets. Maitrise de l’anglais. Compétences interpersonnelles : écoute attentive, collaboration et gestion inclusive, état d’esprit visant, adaptabilité au changement durable, et savoir collaborer avec intégrité. Procedures – Methodologie:
Il sera indispensable de suivre les règles du projet, les Règles de l'Art ainsi que les procédures d'Assurance Qualité applicables au présent projet, en particulier en ce qui concerne : Le « transport execution procedure ». Le plan Qualité projet. Le plan Qualité Discipline DQHSEP. Qualite De La Documentation Produite:
Les documents produits par le PRESTATAIRE doivent avoir la qualité requise en fonction des tâches définies ci-dessus, en particulier: Qualité technique. Qualité du contenu (en relation avec le volume d'informations sur un document donné). Qualité dans la présentation (en relation avec le graphisme et la facilité de lecture du document produit). Tous les documents seront rédigés dans la langue du contrat. Langue du contrat: Français Prochaine étape
Nous disposons déjà d’une équipe exceptionnelle et avons le plaisir de pouvoir accueillir une personne supplémentaire au sein de notre entreprise en pleine croissance. Nous sommes conscients que votre profil ne correspondra peut-être pas à l’ensemble des critères requis. Toutefois, si vous estimez pouvoir apporter des compétences et une expérience précieuses à notre organisation, nous vous invitons, dans un premier temps, à prendre contact avec notre partenaire en recrutement, Airswift.

Pour de plus amples informations, veuillez soumettre votre CV à jour ou contacter Mariana Cortez par courriel à l’adresse suivante: mariana.cortez@airswift.com 

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